VIRES‑SYSTEMS | Das KI‑Handbuch

Behördengänge & Recht mit KI – Vom Bittsteller zum Profi-Antragsteller

Wie eine gut geformte KI zur „Top‑Sekretärin“ wird: recherchiert Paragraphen, schreibt Amtsdeutsch, baut Formulare – und macht aus Ideen saubere, respektierte Anträge.

Behördengänge & Recht mit KI – Vom Bittsteller zum Profi-Antragsteller

Wie eine gut geformte KI zur „Top‑Sekretärin“ wird: recherchiert Paragraphen, schreibt Amtsdeutsch, baut Formulare – und macht aus Ideen saubere, respektierte Anträge.

Executive Summary

Früher: Anträge schreiben, ewig warten, frustriert googeln, unklare Formate, Ablehnung. Heute: Eine trainierte KI strukturiert Inhalte, findet Rechtsgrundlagen, übersetzt Doofdeutsch in Amtsdeutsch und liefert druckfähige, formale Dokumente. Ergebnis: Respekt, Tempo, bessere Bescheide – und Luft für deine eigentliche Arbeit.

Rollenbild: Alex = Ideengeber & Entscheider · KI = Sekretariat & Recherche · (optional) Fachanwält:in = Review.

Vorher → Nachher

Vorher

Stundenlanges Googeln, unklare Quellen.
Formfehler, falsche Datei-Formate.
Unsichere Sprache, fehlende Struktur.

Nachher

Geordnete Recherche (Paragraphen, Zuständigkeit, Fristen).
Formular-Entwürfe in Amtsdeutsch (korrekte Anrede, Betreff, Tenor).
Checklisten, Versionierung, Anlagenverzeichnis.

Was die KI übernimmt

Recherche: relevante Paragraphen, Zuständigkeiten, Fristen, ggf. Beispiele aus Praxis/Literatur.
Formulierung: Anträge, Widersprüche, Erinnerungen, Remonstrationen – in höflichem Amtsdeutsch.
Struktur: Kopfzeile, Betreff, Sachverhalt, Antrag, Begründung, Anlagen.
Format: DIN‑gerechtes Layout (Abstände, Datum, Aktenzeichen‑Platzhalter).
Qualitätsprüfung: Vollständigkeit, Belegstellen, höflicher Ton, klare Fristsetzung.

Muster‑Workflow (30–90 Minuten)

Briefing per Stichpunkten („Worum geht’s? Was ist passiert? Was willst du?“).
KI‑Recherche (Paragraphen, Zuständigkeit, Frist, Anlage‑Liste).
Entwurf: Antrag/Widerspruch im Amtsdeutsch mit Tenor & Begründung.
Review: Faktencheck, Ton, Anhänge, Unterschrift, Versandart.
Export: PDF/DOCX; zusätzlich Textbausteine speichern (für Folgefälle).

Prompt‑Baustein: Antrag‑Generator

Rolle: Juristische Assistenz (Amtsdeutsch, DE)
Ziel: Antrag an [Behörde] zu [Thema]
Input: Sachverhalt (Stichpunkte), gewünschter Tenor
Regeln: DIN‑Layout, höflich, Fristen nennen, Anlagenverzeichnis
Format: DOCX‑geeigneter Fließtext + Checkliste

Prompt‑Baustein: Widerspruch

Rolle: Juristische Assistenz
Ziel: Widerspruch gegen Bescheid vom [Datum], AZ [xxx]
Input: Bescheid‑Kernaussagen, Gründe
Regeln: Frist wahren, Aktenzeichen, Begründung mit Normen, Beweismittel

Prompt‑Baustein: Amtsdeutsch

Rolle: Übersetzer „Alltag → Amtsdeutsch“
Ziel: Ton: sachlich, höflich, bestimmt
Input: Rohtext
Regeln: Keine Emotionen, klare Struktur, Sie‑Form, kurze Sätze

Effizienzanalyse

Schritt	Vorher	Mit KI
Recherche	2–4 Std	30–60 Min
Formulierung	2–3 Std	45–90 Min
Layout & Anlagen	1–2 Std	20–40 Min
Summe pro Vorgang	~1–2 Tage	~2–4 Std

Hinweis: Zeitersparnis hängt von Aktenlage & Umfang ab. KI ersetzt keine Rechtsberatung – sie strukturiert, entwirft und erleichtert die Zusammenarbeit mit Fachstellen.

IP‑Schutz & Formales (Kurzüberblick)

Urheberrecht: entsteht durch Schöpfung (kein Antrag nötig), aber Beweise sichern (Zeitstempel, Dateien).
Marke/Design/Patent: Anmeldung bei zuständigen Ämtern (z. B. deutsches/europäisches Amt) – KI hilft bei Klassen, Beschreibung, Recherche.
Prototyp & Offenbarung: vor Veröffentlichung Schutzstrategie klären.

Tipp: KI erzeugt Checklisten & Klassen‑Vorschläge; finale Prüfung ggf. durch Patentanwält:in.

„Für Kids erklärt“

„Die KI ist wie eine höfliche Sekretärin: Du sagst ihr, was passiert ist und was du möchtest. Sie sucht die Regeln, schreibt einen ordentlichen Brief und packt alle Anhänge dazu. Dann schickst du es ab – und wirst ernst genommen.“

Checkliste „Saubere Amts‑Docs“

Absenderdaten vollständig (Name, Anschrift, E‑Mail, Tel.).
Empfänger korrekt (Behörde, Sachgebiet, Aktenzeichen).
Betreff & Tenor klar; Fristen nennen.
Sachverhalt kurz & chronologisch.
Anlagenliste & Nachweise (Datum, Seiten).
PDF‑Export, Dateiname mit Datum & AZ.

Nützliche Anlaufstellen (Platzhalter)

Deutsches Patent‑ und Markenamt (DPMA) – Marken/Patente/Designs
Europäische Stellen (EUIPO/EPA) – Marken/Patente Europa
Landesportale & Kommunalverwaltungen – Formulare & Services
Rechtsinformationsportale – Gesetze/Paragraphen (amtliche Fassungen)

Hinweis: Ersetze die Platzhalter durch konkrete Links deiner Region/Behörde.